Кулинарное и кондитерское производство на предприятиях общественного питания начинается с организации снабжения и складирования. Перед тем как приступить сотрудничеству с тем или иным поставщиком, необходимо заключить договор поставки. Приемка продуктов производится при наличии сопроводительных документов и сертификатов соответствия, подтверждающих качество полученного товара.

Источники снабжения

Для бесперебойной работы и поддержания необходимого ассортимента блюд и товаров предприятия общественного питания должны иметь необходимый запас сырья и пищевых продуктов. Кроме того, качество и безопасность выпускаемой продукции напрямую зависят от качества входящего сырья и условий его хранения до момента начала производства.

Предприятия общественного питания могут получать товары из следующих источников: от промышленных, сельскохозяйственных организаций, от оптовых поставщиков, также они имеют право закупать их в магазинах и у физических лиц.

Перед тем как начать сотрудничество с тем или иным поставщиком, необходимо заключить договор поставки.

Договор — это правовой документ, в котором отражены условия поставки, условия взаиморасчетов, нюансы, связанные с недопоставкой товара или поставкой товара ненадлежащего качества. Договор по снабжению предприятий общественного питания сырьем должен содержать реквизиты сторон.

В современных условиях большая часть предприятий общественного питания, занимающихся непосредственно реализацией кулинарных изделий населению, получают товар от оптовых поставщиков, которые сами доставляют товар на склад предприятия автотранспортом.

Прием пищевых продуктов

Приемка сырья на предприятиях общественного питания на склад осуществляется материально-ответственным лицом (кладовщиком). До того, как сырье будет использовано, оно хранится в специально отведенных помещениях.

Значит, для того чтобы минимизировать потери количества и качества товара, необходимо осуществлять тщательный контроль еще на стадии получения товара.

Вместе с поставляемым товаром поставщик предоставляет документы, которые называются сопроводительными, так как они сопровождают поставленный товар.

Существуют определенные правила приемки продуктов на предприятиях общественного питания, начинается прием товара с проверки сопроводительных документов.

Рассмотрим схему пакета документов на поставляемое сырье. И каждую из этих позиций разберем детально.

Сопроводительные документы на продукты питания можно разделить на две группы: количественные и качественные.

Количественные документы подтверждают количество полученного товара в натуральных характеристиках и в денежных.

Качественные же документы подтверждают качество получаемого товара.

Пакет сопроводительных документов на товар

Документы, подтверждающие количество полученного товара

Существует несколько документов, подтверждающих факт приема товара.

Накладная — документ, который содержит в себе сведения о поставщике (его название, юридический адрес, ИНН, расчетный счет), сведения о получателе товара (его название, юридический адрес, ИНН, расчетный счет) и сведения о товаре (наименование поставляемого товара, единицы измерения товара, количество поставляемого товара, цена за 1 единицу измерения товара, сумма поставленного товара по одному наименованию, общая сумма за весь поставленный товар). Накладная имеет также номер и дату поставки. Таким образом, накладная является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

Счет-фактура — документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Счет-фактура выставляется (направляется) продавцом покупателю после окончательного приема покупателем товара.

В России счет-фактура применяется для налогового учета НДС (налог на добавленную стоимость). Счет-фактура — налоговый документ строго установленного образца (формата), т. е. имеет унифицированную форму, оформляемый продавцом товаров (услуг), на которого в соответствии с Налоговым кодексом РФ возложена обязанность уплаты в бюджет НДС. Для предприятий, осуществляющих продажу алкогольной продукции, в счете-фактуре отражается грузовая таможенная декларация (для импортного алкоголя), которая, в свою очередь, отражается в алкогольной декларации при предоставлении ее в Росалкогольрегулирование.

В то же время относительно недавно появился новый документ взамен существующих накладной и счета-фактуры.

Потребность в таком едином документе назревала уже давно. Дело в том, что многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. УПД совместил в себе функции счета-фактуры и накладной, тем самым позволил существенно сократить документооборот.

Указанное выше Письмо ФНС носит рекомендательный характер. Организации и предприниматели вправе самостоятельно определять, как им удобнее оформлять факты хозяйственной жизни.

Поэтому на переходном этапе могут встречаться и те и другие документы. И все они правомерны.

Поставщик может передать один из комплектов документов:

1. один документ — УПД;
2. два документа — накладную и счет-фактуру.

Таким образом, Универсальный передаточный документ является первичным документом, удостоверяющим переход права собственности на товар от продавца к покупателю.

Сертификат соответствия

Сертификат соответствия — это документ, удостоверяющий соответствие указанной в нем продукции требованиям безопасности и требованиям нормативных документов в системе ГОСТ РФ (также возможно подтверждение соответствия Техническому регламенту (сертификат ТР)). В случае если продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию, необходимо получение отказного письма и (или) добровольного сертификата.

Сертификат соответствия для предприятий общественного питания оформляется специально аккредитованными Росстандратом органами по сертификации на бланке государственного образца, имеющем соответствующие знаки защиты (водяные знаки, голограмма). Сертификат соответствия должен быть на каждое наименование товара, которое значится в передаточном документе. Покупателю сертификат соответствия поставляется в виде копии, заверенной синей печатью поставщика.

При закупке товара или его приемке руководителям предприятий общественного питания необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. Предприятия общественного питания по законодательству несут ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии необходимых сертификатов могут быть подвергнуты штрафам.

Удостоверение о качестве (паспорт качества) — документ, в котором изготовитель удостоверяет соответствие качества и безопасности каждой партии пищевых продуктов требованиям, действующих нормативных, технических документов.

Паспорт качества (удостоверение качества) — это развернутое описание той или иной продукции, содержащее ссылки на требования, предъявляемые к продукции действующими нормативами (с указанием их номеров и наименований), а также на те стандарты, которые производитель использовал в процессе изготовления данного товара и на соответствие, которым проводились испытания.

Действующим в России законодательством требуется оформлять паспорт качества на каждую партию отгружаемого товара. Оформление проводится по различным методикам, изложенным в ГОСТ и иных нормативных документах и в каждом конкретном случае учитывающим специфику производства, присущую предприятию-изготовителю, с одной стороны, и выпускаемой продукции — с другой.

В удостоверении качества и безопасности должно быть указано следующее:

• наименование и адрес предприятия-изготовителя;
• наименование и вид продукта;
• дата производства (с указанием часа изготовления для скоропортящегося продукта, срок годности которого исчисляется часами);
• масса (объем) партии;
• номер партии и дата отгрузки;
• информация о том, что по результатам испытаний продукт соответствует требованиям нормативных и технических документов; т. е. должны быть показатели качества (по норме и фактические);
• ссылка на сертификат соответствия, обозначение стандарта (или технических условий), в соответствии с которыми изготовлен продукт;
• срок годности;
• условия хранения;
• условия транспортировки;
• подпись и печать изготовителя.

Подлинник удостоверения качества и безопасности хранится на предприятии-изготовителе в течение 30 дней после окончания срока годности продукта.

Удостоверение качества не имеет унифицированной формы и составляется предприятием-изготовителем. Составляют бланк этого документа исходя из тех показателей и нормативов, которые отражают качество той или иной продукции.

Удостоверение качества выдается на все товары, производимые на территории Российской Федерации; для импортных товаров это требование отменено.

При приемке алкогольной продукции в удостоверении качества сверяют дату розлива, которая должна перекликаться с датой выработки.

Перечень продуктов и пищевого сырья животного происхождения, при получении которого необходимы ветеринарные документы:

• мясо и мясопродукты: мясо в тушах, полутушах, четвертинах, блоках, полученное от домашних, диких и морских животных и птиц, и сырые продукты его переработки (полуфабрикаты);
• субпродукты убоя животных (печень, сердце и т. п.), шпик, жиры нетопленые и топленые, кровь сушеная и консервированная;
• сырокопченые, вяленые, соленые, вареные, варено-запеченные, варено-копченые, полукопченые колбасные изделия и мясные продукты;
• пищевые альбумин и желатин;
• консервы мясные;
• молоко и молочные продукты (творог, сметана и т. п.);
• молоко и сливки (сырье);
• цельномолочная продукция (молоко и сливки пастеризованные, кисломолочные продукты);
• сухие молочные продукты, казеин;
• сыры;
• масло животное;
• консервы молочные сгущенные;
• рыба (живая, охлажденная, мороженая, соленая, пряная, холодного и горячего копчения, вяленая);
• яйцо;
• продукты пчеловодства (мед).

Примечание:

1. На каждую партию консервов (мясные, молочные), направляемую с предприятия-производителя в реализацию за пределы района (города), выдают ветеринарное свидетельство формы № 2, в пределах района (города) — ветеринарную справку формы № 4.
2. На колбасу и другие мясные изделия, молоко, рыбу, выработанные на одном предприятии за одну смену, выдают ветеринарное свидетельство формы № 2.
3. На молочные продукты, относящиеся к однородной группе и выработанные за одну смену, выдают одно ветеринарное свидетельство формы № 2.

При реализации (перевозке) указанных продуктов в пределах субъекта Российской Федерации (т. е. в пределах одного района или города) в товарно-транспортном документе (качественном удостоверении) от предприятия-изготовителя на отгружаемую продукцию указываются номер и дата ветеринарного свидетельства и наименование учреждения (подразделения) государственной ветеринарной службы, его выдавшего. Ветеринарное свидетельство остается у производителя данной продукции и подлежит хранению в течение одного года.

При реализации (перевозке) указанных продуктов за пределы субъекта Российской Федерации (т. е. района или города) ветеринарное свидетельство формы № 2 выдают на каждую отгружаемую партию.

Внимание! Ветеринарные документы принимаются только в подлинниках, копии недопустимы!

Особенности приемки алкогольной продукции

На современном рынке индустрии гостеприимства очень большое количество ресторанов. В ресторанах, кроме продукции собственного производства, продают алкоголь.

При поставке алкогольной продукции ветеринарных документов, конечно же, не нужно, но, кроме тех документов, что предоставляются для пищевых продуктов, необходимы дополнительно другие документы.

Документы при поставке алкогольной продукции делятся на долговременные и единовременные. Рассмотрим обе группы.

Долгосрочные документы при снабжении предприятий общепита предоставляются поставщиком перед началом сотрудничества, т. е. при заключении договора поставки. До предоставления этого пакета документов принимать алкогольную продукцию от данного поставщика запрещено. Этот пакет состоит из учредительских документов поставщика в нотариально заверенных копиях:

1. устав предприятия;
2. свидетельство о регистрации предприятия;
3. свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
4. лицензия на право торговли алкогольной продукцией.

Эти документы предоставляет поставщик при заключении договора поставки. Они хранятся на предприятии-покупателе весь срок работы с данным поставщиком. Предоставлять их при каждой поставке не нужно.

Единовременные документы поставщик должен предоставлять при каждой поставке алкогольной продукции. Пакет документов при поставке импортного и отечественного алкоголя несколько отличается.

Кроме тех документов, которые предоставляются при поставке другой пищевой продукции, а именно: товарно-транспортной накладной, счета-фактуры или УПД, сертификата соответствия и удостоверения качества (для российского алкоголя), предоставляются нижеперечисленные документы.

Для отечественного алкоголя этот пакет включает в себя удостоверение качества и справку-приложение к ТТН (УПД) с разделами А и Б.

Для импортного алкоголя к товарно-транспортной накладной прилагается справка-приложение к грузовой таможенной декларации тоже с разделами А и Б.

Раздел А приложения к товарно-транспортной накладной (УПД) несет в себе информацию о производителе алкогольной продукции и о поставщике, а именно: название, юридический адрес, номер сертификата соответствия, номер лицензии, кем и когда она выдана, срок ее действия, ИНН/КПП, номер ТТН и дату отгрузки. В этом же разделе указываются страна-изготовитель (для импортного алкоголя), наименование товара, объем (литраж) или количество бутылок. Этот раздел содержит в себе информацию об акцизных марках с указанием их серии и номера. При приеме алкогольной продукции кладовщик должен просмотреть наличие на бутылках акцизных марок, которые свидетельствуют о том, что производитель уплатил акцизный налог. Номера акцизных марок на бутылках должны соответствовать тем, что указаны в разделе А.

Раздел Б товарно-транспортной накладной отражает путь движения от производителя до покупателя. Предприятия общественного питания нередко получают алкоголь не напрямую от производителя, а от оптового поставщика, которых порой бывает не один, а два или три.

Внимание! При получении алкогольной продукции предприятие общественного питания заверяет данные в правом нижнем углу раздела Бив справке-приложении к ТТН, и в справке-приложении к ГТД (грузовая таможенная декларация) подписью лица, принимающего товар, с указанием его должности и расшифровкой подписи, а также печатью предприятия. При отсутствии подписи и печати в разделе Б приложения владение товаром является незаконным!

За соблюдением перечисленных требований к приемке алкогольной продукции необходимо строго следить, так как нарушение этих правил грозит большими штрафами, а также, что является более страшным, лишением лицензии на право продажи алкогольной продукции. При полном или частичном отсутствии данных документов продукция считается находящейся в незаконном обороте. В соответствии с Федеральным законом такая продукция подлежит изъятию. При отсутствии каких-либо документов или данных возникнут трудности при сдаче отчета по продаже алкоголя.

После проверки сопроводительных документов приступают к проверке прибывшего товара. Материально ответственное лицо предприятия, получающего товар, должно тщательно следить, соответствует ли указанное в передаточном документе количество товара фактически привезенному поставщиком. Весь получаемый товар необходимо проверить на соответствие фактически полученного товара и указанного в передаточном документе. Для этого весь штучный товар пересчитывается, весовой — взвешивается. Если товар доставлен в таре, кроме проверки массы брутто и количества мест, проверяются масса нетто, количество единиц в каждом месте.

Одновременно с количеством проверяют качество прибывшего товара.

В случае сомнений в качестве товара кладовщик может не принимать его. Все претензии по качеству поставляемого товара лучше решать сразу в оперативном порядке. Поставщика извещают об отказе в приемке товара телефонограммой. Обычно при возникновении каких-то разногласий в качестве товара поставщик немедленно поставляет замену на товар, вызвавший сомнения в качестве. Современные добросовестные поставщики дорожат своими покупателями.

Если количество и качество поставленного товара совпадают с указанным в сопроводительных документах, то на документы ставится штамп предприятия или печать, что подтверждает соответствие принятых товаров тем, которые указаны в сопроводительных документах.

В Российской Федерации создана и действует автоматизированная система, предназначенная для государственного контроля над объемом производства и оборота алкогольной и спиртосодержащей продукции, — Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС). В связи с этим каждое предприятие, получающее и продающее алкогольную продукцию, должно отчитываться об обороте указанной продукции.

Для контроля над сырьем и товарами, за которыми установлен государственный ветеринарный контроль, создана Федеральная государственная информационная система «Меркурий» (ФГИС «Меркурий»), в связи с этим необходимо оформление и электронных ветеринарных сопроводительных документов (ЭВСД). То есть, получив товары, за которыми установлен государственный ветеринарный контроль (для общепита это продукты животного происхождения), необходимо обязательно отразить это и в электронном виде.

Передаточный документ должен быть заверен печатями поставщика и получателя и подписями материально ответственных лиц (один отпустил товар, другой — принял.